Idealna konferencja w kilku krokach

Konferencja! Pewnie większość z Was uczestniczyło w przynajmniej jednej konferencji. Jeśli na tym etapie przyjdzie Wam ją organizować to wiecie, na co zwrócić szczególną uwagę, bo macie doświadczenia uczestnika. Gorzej, gdy nieszczególnie wiecie jak zorganizować konferencję, a do tego nigdy na takowej nie byliście. Podpowiemy na co zwrócić szczególną uwagę i jak zaplanować konferencję krok po kroku.

Plan dnia

Czyli ogólna wizja konferencji. Kiedy odbywają się panele, dyskusje, kiedy poruszamy określony temat, a kiedy robimy sobie przerwę. Każda konferencja powinna mieć swój ścisły plan, dzięki czemu organizatorzy, ale także uczestnicy będą wiedzieć co jest zaplanowane na dany przedział czasu.

Wybór sali

To niezwykle ważny etap. Sala musi być przestronna i wygodna! Jak wybrać idealną salę konferencyjną w idealnym miejscu. Zacznijmy nasze poszukiwania od Googla! Wpiszmy w wyszukiwarkę interesujące nas frazy np. ,,hotel nad morzem konferencje – Starydziwnów”, czy ,,sala konferencyjna gdańsk”, dzięki temu wyświetli nam się naprawdę wiele propozycji, które będziemy mogli dokładnie przejrzeć. Zwróćmy uwagę na następujące rzeczy: jaki rodzaj nagłośnienia jest w danej sali? To ważne, by każdy dobrze siebie słyszał. Kolejny ważny aspekt to klimatyzacja- sala musi być klimatyzowana, by wygodnie nam się z niej korzystało o każdej porze roku. Sprawdźmy, czy można zmienić w sali układ stołów i krzeseł, tak by możliwie jak najbardziej dostosować ją do naszego wydarzenia. Zadbajmy także o wykorzystanie otoczenia, w którym się znajdujemy np. jeśli wybraliśmy hotel nad morzem konferencje, to wyjdźmy poza budynek na przykład na przekąskę. Jest to świetne rozwiązanie na przerwę- by się dotlenić, a także zrelaksować przed kolejnym punktem dnia z konferencji.

Jeśli zadbamy najlepiej jak się da o komfort uczestnika, to konferencja będzie udana. Pamiętajmy o nagłośnieniu, klimatyzacji sali, możliwości podłączenia się do wi-fi, a także o malej niespodziance dla uczestników np. słodkiej przekąsce. To będzie udane wydarzenie!